Faz muitos anos que se fala de escritório sem papéis. Muitos dos que profetizaram esta ideia, já erraram. Aqueles que não deram um prazo para a sua concretização, ainda não. Isto porque assistimos cada vez mais a um aumento de papel dentro dos nossos escritórios, pelo simples motivo de que é muito mais fácil e acessível produzi-los. Os mesmos computadores que contêm já muita informação, servem simultaneamente para a transformar muito facilmente em papel.

Nos Estados Unidos a produção de papel duplicou de 16.1 milhões de toneladas em 1980 para 30 milhões de toneladas em 1995. Este aumento de papel dentro das organizações tem trazido muitas dores de cabeça aos gestores pois a confusão também aumenta.

O “velho” problema do “escritório sem papéis” tem ganho alguma actualidade, até porque a tecnologia envolvida tem vindo a ser cada vez mais acessível não só em termos económicos mas também de plataformas tecnológicas. Nunca como agora, estivemos tão perto desse objectivo. E a principal razão é o facto de sistemas de gestão documental estarem a “migrar” para sistemas mais populares como o Windows.

A ideia de escritório sem papéis tem estado muito ligada aos sistemas de digitalização, classificação e armazenamento de imagem. Já no passado a substituição de um papel por um tratamento digital deste, era de tal forma onerosa que havia sempre algo mais a justificar o investimento. O motivo era, na maior parte das vezes, o aumento de eficiência. Ainda hoje o ganho de eficiência é o grande pilar do “Escritório sem Papeis”, e não a poupança de papel em si.

De uma forma paralela, outros sistemas foram desenvolvidos e que afectaram o papel, mais propriamente a sua circulação - EDI (Electronic Data Interchange). Estes sistemas tinham e ainda têm, a grande virtude de facultar às organizações a troca de documentos sem estes “verem” o papel. Mais uma vez, o ganho está na rapidez e automatização no tratamento da informação.

Eis que a internet chega para se imiscuir em todos os aspectos dos sistemas de informação e a gestão documental não é excepção. Trata-se afinal de (do ponto de vista de conceito) uma extensão das redes existentes nas empresas, devidamente adaptada a condicionantes técnicas.

No final temos um ingrediente importantíssimo a chegar à gestão documental - A Comunicação. Com as ferramentas que temos hoje, a gestão documental não se centra mais na performance dos scaners, OCRs e nos discos ópticos de grande capacidade. A informação que nos chega  e que temos de tratar é já digital, basta mantê-la de uma forma digital. Este aparente “fazer nada” é na verdade uma grande revolução nas organizações e que devem ser acompanhadas por medidas técnicas não menos exigentes. Fica, no entanto, aqui lançado o desafio!