Porque é a GD importante?
Principal Razão: O conhecimento organizacional encontra-se "espalhado" nos discos rígidos, mail, redes partilhadas / ficheiros nos servidores, "dossiers" em papel, etc. Quanto do nosso tempo dispendemos nós a guardar, arquivar, enviar, recepcionar, copiar e distribuir documentos? E apesar disso, quantas vezes encontramos o documento que queremos, quando de facto dele precisamos?
Os Custos são Enormes!
· Perda de Capital Intelectual
· Custos de Produtividade
· Custos de Armazenamento e Hardware
· Custos em termos Competitivos
· Risco de Litígio / Multas por Não Conformidade
Características da Gestão Documental:
· Informação estruturada
· Classificação simples
· Acessibilidade - Pesquisa facilitada
· Portabilidade / Mobilidade
· Partilha de informação e conhecimentos
· Segurança nos acessos aos documentos e a áreas desses documentos
· Controlo de versões e histórico de documentos
· Integração com Lotus Workflow
· Ciclos de revisão de documentos
· Alertas
· Visualização de documentos por:
o Tipo de documento (Ex.: Factura, Comunicação Interna,....)
o Cliente
o Encomenda